Die Verwaltung einer Liste von Projekten für Stakeholder, die alle der Meinung sind, dass ihre Projekte Ihre volle Aufmerksamkeit verdienen, kann überwältigend sein. Wenn es in Ihrer Verantwortung liegt, herauszufinden, was bei scheinbar kritischen Projekten Priorität hat und was als nächstes kommen sollte, müssen vier Faktoren berücksichtigt werden: Dringlichkeit, Kosten, unvorhergesehene Ereignisse sowie Ressourcen und Alternativen.
Dringlichkeit
Die Dringlichkeit sollte der Hauptfaktor bei der Entscheidung sein, welches Projekt zuerst angegangen werden soll, aber die erste Dringlichkeit muss definiert werden. Was sind die Vorteile und die Risikofaktoren? Was kostet Untätigkeit? Wenn die Kosten für die Nichtdurchführung des Projekts dem Geschäft abträglich sind, kann Ihre einzige Alternative darin bestehen, fortzufahren. Weisen Sie Ihre Ressourcen entsprechend zu und bestimmen Sie die Zeit, die für die Durchführung dieser vorrangigen Projekte erforderlich ist.
Kosten
Was passiert, wenn die Kosten ein wesentlicher Faktor sind? Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools kann Ihnen dabei helfen, die Kosten eines Projekts zu bestimmen. Vergessen Sie jedoch nicht, diese Zahl mit den Kosten zu vergleichen, die für die Nichtdurchführung des Projekts erforderlich sind. (Es gibt immer Kosten, die nicht erledigt werden.) Als nächstes möchten Sie bestimmen, welche Projekte in kürzester Zeit abgeschlossen werden können. Zu den Tools, die Sie verwenden können, um diese Entscheidungen zu treffen, gehören die aktivitätsbasierte Kostenrechnung, die analoge Schätzung, die parametrische Schätzung und die Drei-Punkte-Schätzung wie PERT (Programmbewertungs- und Überprüfungstechnik).
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Unvorhergesehene Ereignisse
Nachdem Sie die Fragen nach Dringlichkeit und Kosten beantwortet haben, müssen Sie analysieren, wie sich unvorhergesehene Ereignisse auf aktive Projekte auswirken können. Sind anstehende Richtlinien- oder Programmänderungen geplant? Hat sich etwas geändert, seit das Projekt zur Warteschlange hinzugefügt wurde? Wenn ja, ändert eines dieser Szenarien die Dringlichkeit oder die Kosten Ihrer Projekte? Dies sind alles Fragen, die bei der Überprüfung Ihrer offenen Projekte beantwortet werden müssen.
Ressourcen und Alternativen
Ein Aktivitäts-auf-Pfeil-Diagramm kann Ihnen helfen, Projekte zu bestimmen, die möglicherweise verbunden sind. Durch einen Einblick in die Verbindungen können Sie Ressourcen richtig zuweisen und sogar Projekte basierend auf Spezialisierung zuweisen. Dadurch können andere Ressourcen freigesetzt werden, die Sie nicht verwandten Projekten zuweisen können, was dazu beiträgt, Engpässe bei Projekten in der Warteschlange zu reduzieren. Darüber hinaus erleichtert die Durchführung einer kritischen Pfadanalyse die Zuordnung aller notwendigen Aufgaben, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Dadurch werden auch Projektbereiche aufgedeckt, die möglicherweise von anderen abhängig sind. Sehen Sie als Nächstes, ob es Alternativen zum Abschluss des Projekts gibt, wie es ursprünglich geplant war. Im Zweifelsfall – und wenn Sie nicht über die Bandbreite verfügen, um diese Analysen durchzuführen – wenden Sie sich an einen Projektmanager.
Denken Sie über alle oben genannten Faktoren nach und überlegen Sie sich dann die Kosten für die Auslagerung an einen qualifizierten Projektmanager, der in der Lage ist, solche Entscheidungen zu treffen. Dies mag kostspielig erscheinen, aber das Durchdrehen der Räder und das Hängenbleiben aufgrund von Untätigkeit kann höhere Preise haben. Auch kostspielig ist das Risiko verpasster Chancen.
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Es war noch nie so wichtig, Ihr Unternehmen in die beste Position zu bringen, um agil und produktiv zu bleiben. Achten Sie bei Projektplanungs- und Managemententscheidungen darauf, keine Scheuklappen zu tragen, und betrachten Sie jede Perspektive, um die Arbeit voranzutreiben.
