Niemand ist vollkommen. Wenn Sie mit vielen Kunden oder einer langen To-Do-Liste jonglieren, können bestimmte E-Mails für eine peinliche Zeit ungeöffnet in Ihrem Telefon verbleiben. Während Sie sich vielleicht schämen, nervös oder verärgert fühlen, wenn Sie Ihren Fehler erkennen, ist es wichtig, die Situation zu beheben, indem Sie mit der betroffenen Person durch eine entschuldigende späte E-Mail-Antwort kommunizieren.
Wenn die schriftliche Kommunikation nicht Ihre Stärke ist und Sie Schwierigkeiten haben, diese E-Mail zu erstellen, geraten Sie nicht in Panik! Wir haben vier Vorlagen für verspätete E-Mail-Antworten für verschiedene Situationen entwickelt, damit Sie eine Grundlage dafür haben, wie Sie mit aufrichtiger Entschuldigung antworten und planen können, gemeinsam voranzukommen.
Die Grundlagen
Egal aus welchem Grund Sie eine verspätete E-Mail-Antwort schreiben, es gibt ein paar Gebote und Verbote, um diese Nachricht zu erstellen.
- Denken Sie an alle richtigen Elemente der professionellen Kommunikation. Der Zweck dieser E-Mail besteht darin, sich zu entschuldigen und zu zeigen, dass Sie immer noch ein Profi sind, mit dem es sich lohnt zu arbeiten. Verwenden Sie eine direkte, spezifische Betreffzeile, beginnen Sie mit einer professionellen Anrede, lesen Sie immer Korrektur, vermeiden Sie beiläufigen Slang, bewahren Sie einen professionellen Ton und enden Sie mit einer abschließenden Unterschrift. Wenn Sie eine verspätete Antwort erhalten, können Sie desorganisiert und unprofessionell erscheinen. Bekämpfen Sie diese Vorstellung mit einer gut konstruierten, durchdachten Notiz, die sich an hält alle professionellen Standards der elektronischen Kommunikation .
- Akzeptieren Sie die Schuld, wo die Schuld fällig ist. Egal, was der Grund für die verspätete E-Mail war – ob es ein persönlicher Notfall war oder Sie es einfach vergessen haben – entschuldigen Sie sich aufrichtig für die Verzögerung. Wenn Sie diese Schuld akzeptieren, zeigen Sie, dass Sie Verantwortung für Ihre Arbeit übernehmen und die Schuld nicht einfach auf jemand anderen abwälzen.
- Seien Sie offen und ehrlich. Wenn Sie sich wohl fühlen, können Sie den Grund für Ihre Verspätung mitteilen. Gehen Sie nicht zu sehr auf persönliche Details ein; Anstatt zu sagen, dass bei Ihrer Mutter Krebs diagnostiziert wurde, sagen Sie einfach, Sie haben schlechte Nachrichten über ein Familienmitglied erhalten und waren damit beschäftigt, ihnen in dieser schwierigen Zeit zu helfen. Jeder kann sich darauf beziehen, dass im Leben Dinge passieren. Einen kleinen Einblick in Ihr Leben zu geben, ohne zu aufschlussreich zu sein, kann ihnen eine Vorstellung davon geben, was Sie durchmachen, und sie werden besser verstehen, woher Sie kommen.
- Seien Sie nicht zu emotional. Obwohl es wichtig ist, ehrlich zu Ihrem Kunden zu sein, da dies Vertrauen fördern kann, gibt es einen Unterschied zwischen Ehrlichkeit und TMI. Egal, was Sie durchmachen, professionelle Kommunikation ist nicht der Ort, um Ihre Probleme abzuladen. Halten Sie Ihre Antwort sauber und entfernen Sie unnötige Details. Sie können sagen, dass Sie einen Verlust erlitten haben, aber konkreter werden Sie nicht.
- Beschreiben Sie Ihre nächsten Schritte, was Sie für die Zukunft tun möchten. Am wichtigsten ist, dass Sie diese Lücke in der Kommunikation mit Ihrem detaillierten Plan schließen, wie Sie das Projekt jetzt voranbringen werden, nachdem Sie eingeholt haben. Lassen Sie sie wissen, was Ihre Schritte sind, was Sie von ihnen brauchen und wie Sie beide zusammenarbeiten können, um das Projekt, an dem Sie arbeiten, wieder auf den neuesten Stand zu bringen.
Offene und ehrliche Kommunikation kann fast jedes Problem lösen. Eine gut formulierte E-Mail kann Ihnen helfen, diese berufliche Beziehung wieder zu verbessern.
Vorlagen für verspätete E-Mail-Antworten
1. Wenn Sie einfach vergessen haben zu antworten
Daran sind wir alle schuldig; Du öffnest eine E-Mail, antwortest in deinem Kopf, Merke dir im Kopf, dass du später antwortest , und dann antwortest du nie. Wenn Sie sich erinnern, haben Sie sie eine Woche oder länger hängen lassen.
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Wie konstruieren Sie also eine Antwort, damit Sie nicht völlig unprofessionell und desorganisiert aussehen?
Empfänger -
Es tut mir so leid, dass ich Ihre E-Mail erst jetzt zurückschicke. Ich habe Ihre E-Mail kurz nach dem Absenden gelesen und wollte noch am Abend antworten. Bei allem, was vor sich ging, ging es im Mischen verloren, und ich hoffe, Sie verzeihen mir eine so späte Antwort.
Sobald Sie sich entschuldigt haben, können Sie weiterhin auf ihre E-Mail antworten.
2. Wenn Sie eine Projektfrist verpasst haben
Manchmal kann eine langsame Antwort auf eine E-Mail dazu führen, dass eine Frist verpasst wird. In diesem Fall müssen Sie sich nicht nur entschuldigen, sondern mit dem Kunden zusammenarbeiten, um einen geänderten Zeitplan zu finden, der Ihren beiden Bedürfnissen entspricht. Wenn Sie Ihrerseits Lösungen und Vorschläge anbieten, zeigen Sie, dass Sie bereit sind, Probleme zu lösen und sich anzupassen.
Empfänger -
Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich diesen Teil des Projekts noch nicht abgeschlossen habe und unsere Frist verpasst habe. Ich hatte ein persönliches Ereignis, das sich auf meine Verfügbarkeit auswirkte [oder] Aufgrund unvorhergesehener Komplikationen dauerte dieser spezielle Teil der Aufgabe länger, als ich zuvor in unserem Zeitplan angegeben hatte. Es tut mir leid für alle Komplikationen, die dies auf Ihrer Seite verursachen kann. Ich glaube, dass ich mit viel Engagement diesen Teil des Projekts bis zu diesem Datum abschließen kann. Um wieder auf Kurs zu kommen und unsere nächste Frist einzuhalten, schlage ich vor, dass wir diese Person hinzuziehen, die uns hilft, das Projekt abzuschließen.
Verwenden Sie diesen Fehler, um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verstehen und in Zukunft vorherzusagen, ob Sie eine Frist verpassen. Manchmal passiert das Leben und es kommt etwas dazwischen, aber wenn Sie jemandem vor Ablauf der Frist sagen können, dass Sie möglicherweise eine Verlängerung benötigen, kann er die Dinge am Ende schneller durchmischen, damit Sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten können.
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3. Wenn Sie aus Ihrer Freizeit zurückkehren
Wenn Sie für ein paar Tage nicht im Büro sind, empfiehlt es sich, eine automatische Antwort einzurichten, in der angegeben ist, wann Sie zurückkehren, wie Sie im Notfall kontaktiert werden können und an wen sie sich im in der Zwischenzeit für eine schnelle Antwort. Wenn Sie jedoch unerwartet unterwegs waren oder es einfach vergessen haben, können Sie hier auf dringende Nachrichten in Ihrem Posteingang reagieren.
Empfänger -
vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich entschuldige mich für meine verspätete Antwort. Ich war von [diesem Datum] bis heute Morgen nicht im Büro, um mich um persönliche Angelegenheiten zu kümmern, aber jetzt stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und beantworte Ihre Frage.
Sie können einen genaueren Grund für Ihre Abwesenheit angeben, wenn Sie dem Kunden nahe stehen, aber Sie können so vage bleiben, wie es notwendig ist, damit Sie sich wohl fühlen.
Nach dieser Öffnung können Sie alle angeforderten Informationen angeben, die Ihr Kunde benötigt.
4. Wenn Sie die Bedingungen des Projekts nicht mehr erfüllen können
Notfälle passieren. Angehörige erkranken schwer, ein geliebter Mensch verstirbt, Sie haben einen Unfall und werden ins Krankenhaus eingeliefert. Manchmal steht das Leben der Arbeit im Weg und Sie können ein Projekt, das Sie versprochen haben, einfach nicht abschließen.
Wenn Sie zu spät auf eine E-Mail antworten und ihnen mitteilen müssen, dass Sie das Projekt nicht mehr übernehmen können, ist es wichtig, das Thema elegant zu behandeln und Lösungen anzubieten, wo Sie können.
Hier ist eine Beispiel-E-Mail, die Sie anpassen können, um Ihre Situation zu erklären.
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Empfänger -
Vor kurzem habe ich ein verheerendes Ereignis in meinem Privatleben erlebt, das meine Arbeitsfähigkeit erheblich beeinträchtigt hat. Aufgrund dieser Veranstaltung kann ich Ihr Projekt nicht mehr adäquat abschließen. Für die absehbare Zukunft habe ich beschlossen, mir eine Auszeit zu nehmen, um meiner Familie zu helfen, und ich werde nicht in der Lage sein, Ihre zu vervollständigenProjekt.
Ich kann dieser Person an meiner Stelle nur wärmstens empfehlen, den Job zu übernehmen. Ich habe sie mit den Details Ihres Projekts ausgefüllt und in diese E-Mail kopiert, damit Sie beide über die nächsten Schritte im Projekt sprechen können. Diese Person hat umfangreiche Erfahrung in diesem Bereich und ich denke, Sie werden viel Freude daran haben, mit ihr zu arbeiten.
Kopieren die neue Person, die Sie empfehlen, den Job zu übernehmen in der E-Mail, damit Ihr Kunde sofort mit der Arbeit beginnen kann. Dies hilft allen, das Projekt so schnell wie möglich dort fortzusetzen, wo Sie aufgehört haben.
Der Arbeitsaufwand, den Sie beim Übergang des Projekts leisten müssen, hängt stark von der Art Ihrer Arbeit ab. Wenn Sie ein freiberuflicher Videofilmer waren und die Veranstaltung nicht mehr abdecken können, können Sie dem neuen Freelancer einfach die Veranstaltungsdetails und Kundenerwartungen mitteilen, damit er von dort aus das Shooting übernehmen kann. Wenn Sie das Projekt an eine andere Person in Ihrem Unternehmen übertragen, kennt diese hoffentlich Ihre Stellenbeschreibung und den Kunden, den sie vorerst übernehmen.
Halten Sie Ihre verspätete E-Mail-Antwort ehrlich
Auch wenn Sie mehrere Tage gebraucht haben, um zu antworten, ist das Wichtigste, was Sie tun können, um die Beziehung zu retten, offen und ehrlich mit Ihrer Kommunikation zu sein. Die Leute schätzen Ehrlichkeit, und eine echte Entschuldigung für die Verzögerung sendet eine starke Botschaft, dass Sie bereit sind, Ihre Fehler zu korrigieren.
Denken Sie in Zukunft daran, dass eine kurze Antwort besser ist als Schweigen. Wenn Sie nicht die Zeit haben, eine vollständige Antwort zu senden, senden Sie eine kurze E-Mail mit der Nachricht, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben, und freuen Sie sich darauf, bald ausführlich mit ihnen zu sprechen. Richten Sie dann auf Ihrem Telefon eine Erinnerung ein, die Sie auffordert, zu antworten, wenn Sie mehr Zeit haben. Zu wissen, dass sie nicht vergessen wurden, aber Sie gerade dabei sind, etwas anderes zu erledigen, sendet die Botschaft, dass Sie sich interessieren. Zögern Sie nicht zu reagieren; Wenn Sie sich nur einen Moment Zeit nehmen, um eine kurze Nachricht zu senden, kann dies einen großen Unterschied machen.
